L'AG en visio, comment ça marche ?

09 juin 2020 Association

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Le 20 Juin prochain, notre Assemblée Générale se déroulera exclusivement en visioconférence compte tenu du contexte sanitaire actuel.

Retrouvez sur ce lien l'ensemble des infos liés à l'AG : https://www.supmeca-alumni.com/agenda/assemblee-generale-2020-176

Rappelons que :

L'AG par visioconférence est réservée aux membres diplômé(e)s à jour de leur cotisation 2020 et aux membres d'honneur.
Les votes durant l'AG sont réservés aux membres diplômé(e)s à jour de leur cotisation 2020.

Afin de vous aider lors de l'AG nous vous avons préparer un ensemble de réponses aux questions que vous pouvez vous poser pour vous connecter à la visioconférence, pour voter etc...

D'ici là n'hésitez à nous poser vos questions en nous écrivant à secretariat@supmeca-alumni.com

Comment se connecter à la visioconférence de l'AG ?

1. Utilisez l'un des navigateurs internet à jour suivant :

Google Chrome : https://www.google.com/intl/fr/chrome/
Mozilla Firefox : https://www.mozilla.org/fr/firefox/new/
Microsoft Edge : https://www.microsoft.com/fr-fr/edge

POINTS D'ATTENTIONS :

Assurez vous d'avoir un navigateur internet à jour avant de poursuivre
/! Cette visioconférence ne fonctionne pas sous Internet Explorer /!

2. Connectez vous à votre profil : https://www.supmeca-alumni.com/espace-prive

3. Rendez vous sur la page dédiée de notre site : https://www.supmeca-alumni.com/actualites/participez-a-l-ag-1245

4. Sur cette page vous trouverez le lien vers la visioconférence (ce dernier sera visible Samedi 20 Juin à 8h55)

POINTS D'ATTENTIONS :

La visioconférence se déroulera via l'outil 'Google Meeting'
Aucune installation particulière n'est nécessaire
Il suffit de cliquer sur le lien dans la page sus-mentionnée pour y participer
Le lien de la visioconférence est réservé aux Alumni cotisants à l'association.
Nous vous demandons par conséquent de NE PAS LE DIFFUSER
Pour toute questions sur ces sujets n'hésitez pas à nous contacter avant
Lors de la visioconférence, seuls les présentateurs et les candidats au CA auront le droit de parole.
Vos micros seront donc coupés pour des raisons de bon déroulement de l'AG.

Comment poser des questions pendant l'AG ?

1. Connectez vous à votre profil : https://www.supmeca-alumni.com/espace-prive

2. Rendez vous sur la page dédiée de notre site : https://www.supmeca-alumni.com/actualites/participez-a-l-ag-1245

3. Sur cette page vous trouverez un lien vers un document Google Form où vous pourrez renseigner vos questions en temps réel (ce lien sera visible à partir du 17 Juin à 12h)
Les questions seront transmises aux présentateurs de l'AG.

Comment voter ?

1. Tous les votes s'effectueront de manière sécurisée et anonyme depuis votre profil

2. Pour voter il vous suffira :

- De vous connecter à votre profil https://www.supmeca-alumni.com/espace-prive

- De cliquer sur le message qui s'affichera sur votre profil :

- De vous laissez guider naturellement :)
Pour plus d'infos consultez le tutoriel : https://www.supmeca-alumni.com/global/gene/link.php?doc_id=353&fg=1

POINTS D'ATTENTIONS :

Pour des raisons techniques, vos votes seront validés en 2 fois :
- Un groupe de vote pour chaque résolutions
  
  Vous devrez donc voter pour les 3 résolutions en même temps.
  /!\ Aucun retour en arrière ne sera possible /!\

Un groupe de vote pour l'élection des membres du Conseil d'Administration

Vous devrez donc voter pour tous les candidats en même temps.
En cochant ou décochant le/les candidats que vous souhaitez élire (ou non)
/!\ Aucun retour en arrière ne sera possible /!\

En conséquence, pour des raisons techniques :
Les résultats des votes vous seront présentés à la fin de l'AG
car Les résultats nous serons disponible qu'à la clôture de l'ensemble des votes

Aurais-je accès aux planches de l'AG ?

Oui. Si vous êtes membre diplômé(e)s à jour de sa cotisation 2020 ou membre d'honneur, les planches de l'AG vous seront transmises au format PDF quelques jours avant l'AG.
Le jour de l'AG ces mêmes planches seront diffusées pendant la visioconférence.

Comment donner son Pouvoir ?

Comme prévu par nos statuts, chaque membre à jour de sa cotisation peut donner son pouvoir à un autre membre à jour de sa cotisation pour voter à sa place lors de l'AG.

Un membre à jour de sa cotisation peut recevoir jusqu'à 5 pouvoirs.

Vous trouverez au lien suivant le document à remplir pour donner votre pouvoir : https://www.supmeca-alumni.com/agenda/assemblee-generale-2020-176

POINT D'ATTENTION :

Seuls les pouvoirs renvoyés par mail à l'adresse secretariat@supmeca-alumni.com
avant le 18 Juin seront pris en compte.

Que faire en cas de problème technique ?

1. En premier lieu nous vous invitons fortement à faire un test de connexion sur votre profil plusieurs jours avant l'AG

2. En cas de problème de connexion, vous êtes invité à consulter la notice d'auto-dépannage : https://www.supmeca-alumni.com/global/gene/link.php?doc_id=281&fg=1

3. En cas de problème lors du vote, vous êtes invité à consulter la notice du vote : https://www.supmeca-alumni.com/global/gene/link.php?doc_id=353&fg=1

4. Si les deux dernier points ne résolvent pas vos interrogations, nous mettrons en place le jour de l'AG un document Google Sheet pour partager vos problèmes et vous recontacter pour les résoudre. Ce lien sera visible à partir du 20 Juin à 8h55 sur la page : https://www.supmeca-alumni.com/actualites/participez-a-l-ag-1245

5. En dernier recours, si et seulement si après avoir réaliser les 3 derniers points, vous rencontrez toujours des difficultés, vous pourrez joindre notre hotline aux numéros affichés sur la page : https://www.supmeca-alumni.com/actualites/participez-a-l-ag-1245

POINT D'ATTENTION :

Nous insistons sur le fait que cette hotline ne devra être utilisée qu'en cas dernier recours afin de ne pas empêcher la résolution de problèmes complexe et/ou de ne pas saturer les lignes.