Règlement Intérieur

Approuvé lors de l’Assemblée Générale Ordinaire du 27 mars 2021

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1.  Préambule

Article 1

Le règlement intérieur a pour objet de préciser certains aspects du fonctionnement de l’Association.

Article 2

Il s'inscrit en complément des statuts et ne saurait comporter des dispositions contraires à ceux-ci.

 

2.  CHAPITRE 1. MEMBRES

2.1.  Information sur les membres

Article 3

Toute personne membre, y compris junior ou d'honneur, communique à l’Association les informations suivantes :

  • Nom et prénom,
  • Date de naissance,
  • N° de promotion de diplomation,
  • Adresse privée (adresse postale, téléphone, mail),
  • Date d'entrée et sortie de l'école, parcours suivi,
  • Profession et adresse professionnelle (adresse postale, téléphone, mail).

 

2.2.  Cotisations

Article 4

L'exercice social de l'Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

Article 5

Les membres doivent être à jour de leur cotisation au premier jour de l'exercice. Le montant des cotisations est fixé chaque année à l'Assemblée générale, et applicable à l’exercice suivant.

Article 6

Deux modes de cotisations sont possibles, la cotisation annuelle et la cotisation à vie.

La cotisation annuelle est payable à chaque nouvel exercice. La cotisation à vie est payable une seule fois et confère la qualité de membre à vie sauf application des dispositions de l'article 12.

Les tarifs des cotisations sont définis selon les catégories identifiables suivantes :

  • Tarif 1 : diplômé(e)s depuis 3 ans au plus. L'année de référence est celle de la promotion d'appartenance au moment de l'obtention du diplôme,
  • Tarif 2 : diplômé(e)s depuis plus de 3 ans, âgés de moins de 65 ans au 1er janvier de l'exercice. L'année de référence est celle de la promotion d'appartenance au moment de l'obtention du diplôme,
  • Tarif 3 : diplômé(e)s âgé(e)s de plus de 65 ans au 1er janvier de l'exercice.

Article 7

Les membres juniors versent une cotisation annuelle réduite, dont le montant est défini par le Conseil d'Administration et approuvé par l’Assemblée Générale. Les apprenantes et apprenants [1]de 1ère année sont dispensé(e)s de cotisation de leur admission à l’école à la fin de l’exercice en cours

Article 8

Pour tenir compte du décalage entre l'exercice comptable de l’Association avec l'exercice de scolarité (septembre- juillet), les cotisations des membres juniors sont comptabilisées comme acquises jusqu'à la fin de l'année civile.

Article 9

Les membres peuvent librement verser une cotisation supérieure à celle qui leur est demandée. Au-delà d'un certain montant, fixé par le Conseil d'Administration, ils ou elles seront dénommé(e)s membres bienfaiteurs et bienfaitrices.

La quote-part supérieure à la cotisation normalement due sera considérée comme un don.

 

2.3.  Paiement

Article 10

Le recouvrement des cotisations est confié au Trésorier ou à la Trésorière qui met en œuvre tous les moyens appropriés, y compris les appels individuels si nécessaire.

Article 11

Toute personne membre ayant réglé sa cotisation annuelle lors de l’exercice précédent et ne l’ayant pas encore fait au 1er jour de l’exercice suivant est considérée comme retardataire.

Dans ce cas, tous les avantages dus aux membres sont conservés pendant 3 mois, période pendant laquelle des relances seront effectuées. En cas de non-paiement à la fin de cette période, la personne ne sera plus considérée comme membre de l’Association, et ce, jusqu’à l’acquittement de sa cotisation.

 

2.4.  Radiation, démission

Article 12

La qualité de membre de l'Association se perd :

  • Par décès,
  • Par démission, dès lors qu'elle a été émise par écrit,
  • Par radiation, prononcée par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'administration, pour motif grave, le ou la membre intéressé(e) ayant été au préalable appelé(e) à fournir ses explications,
  • Pour non-paiement de la cotisation avéré.

Toute personne membre démissionnaire ou radié(e) n'a droit à aucune restitution.

 

3.  CHAPITRE 2. CONSEIL D'ADMINISTRATION

3.1.  Rôle du Conseil

Article 13

Le Conseil d'Administration est chargé de toute organisation relative aux buts de l'Association. Il détermine les méthodes et moyens et assure la mise en place des actions. Toute personne membre du Conseil a l'obligation morale de participer avec assiduité aux travaux prévus en s'engageant activement dans au moins l'un d'eux.

Le Conseil d'Administration fait rentrer les cotisations ou toutes autres ressources autorisées, prépare le budget annuel à soumettre en Assemblée Générale, et lui rend compte de sa gestion pendant l'exercice précédent.

 

3.2.  Organisation générale

Article 14

Le Conseil d'Administration élit en son sein un Bureau chargé de préparer les orientations de l'Association et d'en encadrer le fonctionnement. Il élit également en son sein les Président(e)s des diverses commissions où sont traitées les activités opérationnelles de l'Association.

Les membres du Bureau sont les Président(e), Vice-Président(e), Secrétaire Général(e), Trésorier(e), Président(e)s des commissions.

 

3.3.  Attributions

Article 15

Le Président ou la Présidente est chargé(e) d'exécuter les décisions du Conseil et d'assurer le bon fonctionnement de l'Association, qu'il ou elle représente en justice et dans tous les actes de la vie civile.

Le Vice-Président ou la Vice-Présidente est chargé(e) de seconder le Président ou la Présidente et de le ou la remplacer en cas d'absence.

Le ou la Secrétaire Général(e) est chargé(e) des convocations aux réunions et de la rédaction des procès-verbaux. Il ou elle assure la correspondance et la conservation des archives. Il ou elle organise et anime les Assemblées Générales. Il ou elle assure les relations avec les administrations du pays.

Le Trésorier ou la Trésorière fait rentrer les sommes dues à l'Association. Sous la surveillance du Président ou de la Présidente, il ou elle effectue tous paiements. Il ou elle présente en temps utile, au Conseil d'Administration, les comptes de l'exercice écoulé devant être soumis à l’Assemblée Générale. De même, il ou elle prépare le projet de budget de l'exercice suivant. Il ou elle dirige et surveille la comptabilité et tient à cet effet tous registres nécessaires.

Les Président(e)s de Commissions sont chargé(e)s de la mise en place des différents travaux et actions décidés en Conseil d'Administration. Ils et elles animent les équipes constituées, veillent à l'avancement des travaux et gèrent les budgets alloués.

 

3.4.  Election du Bureau

Article 16

Les membres du Bureau sont élu(e)s lors de la première réunion du Conseil d'Administration suivant son renouvellement à l'Assemblée Générale ordinaire.

Cette réunion est animée par l'ancien(ne) Président(e), ou par défaut par l'ancien(ne) Vice-Président(e), ou par défaut par l'ancien(ne) Secrétaire Général(e), ou par défaut par le(la) membre du Conseil d’Administration le(la) plus âgé(e).

L'élection est effectuée dans l'ordre suivant : Président(e), Vice-Président(e), Secrétaire Général(e), Trésorier(e), Président(e)s de Commissions. Pour chaque fonction, il est procédé comme suit :

  • Déclaration de candidature,
  • Expression de la motivation par les candidates et candidats,
  • Vote à bulletin secret,
  • Désignation de l'élu.

L'élu(e) est la personne ayant obtenue le plus de voix. En cas d'égalité, un deuxième tour est organisé entre les personnes concernées. En cas de nouvelle égalité, c'est le plus ancien ou la plus ancienne au Conseil qui est élu(e), et dans le cas de nouvelle égalité, le ou la plus âgé(e).

Les membres du Bureau sont élu(e)s pour l’exercice en cours.

Ne peut être élu(e) Président ou Présidente qu'un(e) membre du Conseil d'Administration ayant au moins l’expérience d’un exercice au sein du Conseil.

Une personne membre du Conseil d’Administration ne peut présider qu'une seule Commission.

 

3.5.  Désignation des représentantes et représentants dans les organismes de l'école

Article 17

Les représentantes et représentants de l’Association aux diverses organisations de l’Etablissement Supméca sont désigné(e)s lors du 1er Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale.

Le représentant ou la représentante au Conseil d'Administration de l'école est le Président ou la Présidente. A défaut il ou elle sera désigné(e) parmi les membres du Bureau. Ce représentant ou cette représentante porte le message du Conseil d’Administration de l’Association.

Pour les autres représentations (Conseil scientifique, VAE, CEVU, Jury de passage...), selon les besoins, les représentantes et représentants sont désigné(e)s parmi les candidates et candidats intéressé(e)s. Si nécessaire, l'animateur ou l’animatrice de la réunion du Conseil fera procéder à un vote.

 

3.6.  Réunions

Article 18

Toute réunion du Conseil d'Administration fait l'objet

  • D'une convocation mentionnant l'ordre du jour, envoyée par le ou la Secrétaire Général(e) au moins 8 jours avant la réunion,
  • D’un procès-verbal envoyé par le ou la Secrétaire Général(e) dans les 3 semaines suivant la réunion.

Les convocations sont adressées aux membres du Conseil d’Administration. Les procès-verbaux sont adressés aux membres du Conseil d’Administration et aux Bénévoles.

 

3.7.  Fonctionnement des réunions – Décisions

Article 19

Les séances du Conseil sont ouvertes à l'heure sous réserve de l'atteinte du quorum. Le procès-verbal de la dernière séance est mis au vote pour approbation. Il est ensuite procédé selon l'ordre du jour préalablement fixé par le Président ou la Présidente.

Le Président ou la Présidente ouvre les séances, veille à l'exécution des statuts et du règlement intérieur, accorde la parole, fixe l'ordre des délibérations, les met aux voix et prononce les décisions.

Il ou elle veille au strict respect de l'ordre du jour, et peut retirer la parole à une personne membre du Conseil d’Administration qui persisterait à parler d'objets étrangers à la discussion.

Les décisions du Conseil sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du Président ou de la Présidente est prépondérante.

En cas d'empêchement, le Président ou la Présidente est remplacé(e) par le Vice-Président ou la Vice-Présidente. A défaut la réunion du Conseil est annulée.

 

3.8.  Discipline

Article 20

La présence des Administrateurs et Administratrices aux réunions du Conseil d’Administration est obligatoire.

Les Administrateurs et Administratrices qui ne peuvent participer à une réunion du Conseil d'Administration à laquelle ils et elles ont été convoqué(e)s sont tenu(e)s d'en informer à l'avance les Président(e) et Secrétaire Général(e).

Des absences au cours d'une année peuvent entrainer une exclusion du Conseil. Celle-ci, prononcée par le conseil sur proposition du Bureau, devra être validée lors de l'Assemblée Générale.

Une personne membre du Conseil d’Administration qui n’est pas à jour de sa cotisation dans les 2 premiers mois de l'exercice, et malgré au moins une relance écrite (mail, courrier), peut être exclu(e) du Conseil. Cette exclusion, prononcée par le Bureau, devra être validée lors d'un Conseil d'Administration.

Les membres du Conseil d’Administration exclu(e)s perdent leur rééligibilité pour une période de 3 ans.

Les membres du Conseil d’Administration démissionnaires perdent leur rééligibilité pour une période de 1 an.

 

3.9.  Remboursement de frais

Article 21

Les membres du Conseil d’Administration de l'Association ne peuvent recevoir une rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées.

Des remboursements de frais sont seuls possibles. Des justifications doivent être produites.

Les frais doivent être en rapport direct avec les missions confiées et peuvent concerner les coûts de transport, de restaurant, d’hôtel, ainsi que le remboursement d’avances faites dans le cadre de la mission.

 

3.10. Délégué Général

Article 22

Le Président ou la Présidente a la responsabilité de tous les services de l'Association. Un ou une Délégué(e) Général(e) peut être nommé(e) par le Conseil d'Administration et chargé(e) par lui d'aider le Président ou la Présidente à animer l'Association et à développer les relations intérieures et extérieures. Il ou elle assiste aux réunions du Conseil d’Administration et du Bureau, avec voix consultative. Pour accomplir sa mission, il ou elle peut disposer d'un personnel dont il répartit les taches avec l'accord du Président ou de la Présidente qui reste responsable de la gestion du personnel.

Si le ou la Délégué(e) Général(e) est membre du Conseil d'Administration au moment de sa désignation, il ou elle perd sa fonction d’administrateur ou d’administratrice, à moins que cette fonction ne soit pas rémunérée.

 

4.  CHAPITRE 3 : COMMISSIONS

4.1.  Intitulé

Article 23

Les Commissions prennent en charge l'activité opérationnelle de l'Association :

  • La Commission Communication et Réseau,
  • La Commission Relations et Animation,
  • La Commission Scientifique et Technique.

Selon les besoins, d'autres Commissions pourront être créées sur décision du Conseil d'Administration.

 

4.2.  Missions générales

Article 24

Les missions générales de chaque Commission sont définies par le Conseil d'Administration :

  1. Commission Communication et Réseau

Cette commission a pour objectif d’améliorer la visibilité des actions de l’Association tant par ses membres que par l’extérieur, de veiller au développement de son image positive et valorisante, de s’assurer de la cohérence des outils d’information divers utilisés en son sein.

Ses activités se concrétisent notamment par la diffusion d’informations auprès du réseau, par la mise en place de procédures de fonctionnement interne, l’élaboration d’outils de communication et des règles graphiques y afférant, par l’animation et la gestion du site Web de l’Association, par une forte implication relationnelle avec les instances de la Direction de l’école, des apprenant(e)s et de l’Association (réseaux, régions), et enfin par la promotion de l’école auprès de divers organismes extérieurs.

Cette commission a également pour mission la production d’éléments de communication comme l’Annuaire et le Magazine et est aussi responsable de la confidentialité des données personnelles des membres. Elle regroupe donc aussi les activités qui vont concourir à la bonne réalisation de ces publications, à commencer par la recherche des informations les plus à jour concernant les membres de l’Association, mais aussi les rapprochements de cohérence dans les différentes listes de classement et les contrôles de saisie. Elle prend également en charge la coordination des différents textes inclus dans l’annuaire et le magazine, le suivi de la réalisation et de la diffusion.

 

  1. Commission Relations et Animation

C’est la commission qui a pour mission d’entretenir et de renforcer les liens directs et indirects entre membres. Elle leur apporte l’aide et le soutien nécessaire dans le cadre de la cellule emploi, elle catalyse les actions des différents réseaux constitués, soit en région, soit en Entreprise, soit autour d’objectifs ou de thématiques particuliers. Elle organise et anime différentes manifestations destinées aux membres, et elle assure le rôle d’intermédiaire concernant les actions spécifiques de la Direction de l’école nécessitant l’appui des membres.

Cette commission s’attache également à créer des liens entre les membres et les apprenant(e)s afin de favoriser leur intégration et leur fidélisation au sein de l’Association. Elle organise des réunions d’accueil et d’information, des conférences et tables rondes, ainsi que des manifestations conviviales (Afterwork), culturelles ou sportives, conjointement avec les apprenant(e)s dans la mesure du possible, et relayées par les différents supports d’information de l’Association.

 

  1. Commission Scientifique et technique

Cette Commission a pour principal objectif de contribuer au rayonnement scientifique de l’école et promouvoir par ce biais le haut niveau des diplômé(e)s. Son action se manifeste par l’organisation régulière de congrès destinés à la Communauté scientifique internationale (Chercheurs et chercheuses, Professeur(e)s, Laboratoires).

Son action se déploie également vers les membres par la diffusion d’informations scientifiques, et par l’organisation de conférences thématiques.

 

4.3.  Responsabilités

Article 25

Chaque Commission a la charge de :

  • Mettre en place le plan d'action annuel validé en Assemblée Générale,
  • Veiller au respect de son budget,
  • Rendre compte de son activité et de l'avancement de ses activités,
  • Préparer le plan d'action pour l'année suivante et le proposer en Conseil d'Administration.

 

4.4.  Composition

Article 26

Chaque Commission est animée par un Président ou une Présidente. Il peut nommer un Vice-Président ou une Vice-Présidente pour l’assister dans ses fonctions.

Une commission est composée de membres du Conseil d’Administration et de Bénévoles. Ils et elles se sont déclaré(e)s volontaires pour participer activement à ses travaux.

L'effectif d'une Commission n'est pas limité, pour autant que chacun y participe activement et soit à jour de sa cotisation. La Commission peut faire appel aux services de tout Alumni[2] dans le cadre de la réalisation de ses activités.

 

4.5.  Fonctionnement

Article 27

Toute personne membre du Conseil d’Administration de chaque Commission participe aux travaux de la Commission et portent directement la responsabilité d'au moins l'un d'entre eux.

Le Président ou la Présidente de Commission veille au bon avancement des travaux et s'assure de leur bonne fin. Il ou elle :

  • Peut réunir la Commission selon les besoins,
  • Rédige régulièrement des points d'avancement,
  • Diffuse aux membres de sa commission, ainsi qu’à toutes et tous les membres du Bureau de l’Association,
  • Participe directement à la communication nécessaire aux activités de la Commission.

Le Président ou la Présidente peut être amené(e) dans le cadre de la gestion des activités à procéder à des remplacements, exclusions, ou adjonctions de membre de la Commission.

 

Article 28 – Cas particulier de la Commission Communication

Le Président ou la Présidente de la Commission Communication et Réseau peut déléguer certaines missions d’animation et de gestion technique du site à des membres du Conseil d’Administration, à des prestataires extérieurs, au ou à la Délégué(e) Général(e) de l’Association. Cette délégation pourra faire l’objet d’une définition de fonction et d’une charte à respecter.

Dans le cas d’une prestation extérieure à l’Association, cette délégation aura été planifiée dans le cadre du plan d’action et du budget de l’Association.

Le Président ou la Présidente de la Commission Communication et Réseau doit être tenu(e) informé(e) des communications des commissions et ce quels que soient les formats et les médias support, y compris les e-mailings.

 

4.6.  Accès aux activités et services

Article 29

Les activités et services développés par les différentes commissions sont pour la plupart mis à la disposition de toute la Communauté des Alumni. Cependant, certains peuvent n’être réservés qu’aux seuls membres sur décision du Conseil d’Administration. Leur liste doit être constituée et disponible facilement à toutes et tous les Alumni. Elle est mise à jour à chaque changement.

L’accès à certaines activités ou services peut être payant, sur proposition des Présidentes et Présidents de Commission, du Président ou de la Présidente, et rentre dans le processus budgétaire. Les modalités pratiques sont validées par le Conseil d’Administration lors de la mise en place, sur présentation des éléments par les Présidentes et Présidents de Commission.

 

 

5.  CHAPITRE 4. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ORDINAIRES

Article 30 - Date

Conformément aux statuts, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice. La date est fixée par le Conseil d'Administration et communiquée au moins 2 mois à l’avance à la communauté par courrier postal et/ou électronique.

 

Article 31 - Convocation

Les convocations sont envoyées au moins 15 jours à l'avance. Elles indiquent la date, l'heure et le lieu exact de la réunion ainsi que l'ordre du jour. Y sont jointes les modalités de délégation par pouvoir.

 

Article 32 – Ordre du jour

L'ordre du jour est dressé par le Conseil d'Administration conformément aux statuts. Il peut être complété par des propositions émanant des membres de l'Association, sous réserve qu'elles proviennent d'au moins 10% d'entre elles et eux et qu'elles soient communiquées par écrit au Président ou à la Présidente du Conseil d'Administration au moins 30 jours avant la date fixée pour l'Assemblée Générale.

 

Article 33 - Pouvoirs

Conformément aux statuts, chaque membre peut recevoir nominativement des pouvoirs de vote de la part d'autres membres, dans la limite de 5 au maximum. Ces pouvoirs doivent être remis au Conseil d'Administration avant l'Assemblée Générale. Ils ne sont pas transmissibles.

Le Conseil d'Administration, en la personne de son Président ou de sa Présidente, peut recevoir sans limitation de nombre tout pouvoir émis :

  • En blanc,
  • Au nom du Président ou de la Présidente,
  • Au nom d'une fonction du Bureau,
  • Au nom du Conseil d'Administration.

Ces pouvoirs sont réputés être favorables aux résolutions présentées avec la convocation à l'Assemblée Générale et ont valeur d'abstention dans tous les autres cas.

Pour la phase de renouvellement des membres du Conseil d'Administration, ils feront l'objet d'une répartition entre les administrateurs et administratrices présent(e)s, et engagent celles et ceux qui les reçoivent.

 

5.1.  Election des administrateurs & administratrices

Article 34 - Objet

Les mouvements enregistrés en fin d'exercice au sein du Conseil d'Administration sont à expliciter en Assemblée Générale. Ils indiquent les motifs de sortie (fin de mandat, démission, autres), et le nombre de mandats disponibles pour l'exercice à venir avec leur durée associée.

 

Article 35 - Candidatures

Toute personne membre ayant voix délibérative peut être candidat ou candidate à un poste au Conseil d’Administration. La déclaration de candidature doit être faite par écrit et parvenir au Conseil d'Administration au plus tard 8 jours avant la date de l'Assemblée Générale. La candidature sera soumise à la validation par le Conseil, qui vérifiera que le candidat ou la candidate est statutairement en tous points en règle avec l’Association.

 

Article 36 - Vote

Avant le vote, chaque candidat ou candidate est appelé(e) à se présenter et à motiver sa candidature.

Le vote est effectué à bulletin secret par bulletin papier ou de façon dématérialisée.

Les noms des candidates et candidats sont indiqué(e)s sur le bulletin de vote en mentionnant d’abord la liste des sortantes et sortants par ordre alphabétique, puis la liste des autres candidates et candidats, également par ordre alphabétique. Pour toutes et tous, est mentionné le numéro de promotion et le type de diplôme obtenu.

Un bulletin de vote doit être rempli pour chaque droit de vote. Les candidates et candidats choisis sur le bulletin de vote ne peuvent être en nombre supérieur au nombre de mandats à pourvoir sous peine de nullité du bulletin.

 

Article 37 - Dépouillement

Le dépouillement par bulletin papier est effectué sous la supervision du ou de la Secrétaire de l'Assemblée Générale.  Pour cette opération, il est fait appel à 3 membres du Conseil d’Administration et 3 volontaires de l'assistance.

Le dépouillement du vote dématérialisé est réalisé en séance par le ou la webmaster de l’association ou à défaut le ou la Secrétaire de l’Assemblée Générale ou un(e) membre du Conseil d’Administration. Toute personne membre peut alors demander un recomptage des votes. Cette demande devra être faite pendant l'Assemblée Générale directement après l'annonce des résultats des votes. En réponse à cette demande, un recomptage sera alors effectué immédiatement.

 

Article 38 - Résultats

L'attribution des mandats est effectuée dans l'ordre décroissant de durée des mandats à pourvoir.

Pour chaque mandat, les élu(e)s sont désigné(e)s dans l'ordre décroissant du nombre de voix obtenues.

En cas d'égalité de voix, est déclaré(e) élu(e) la candidate ou le candidat qui a déjà été le plus longtemps membre du Conseil d’Administration, et à défaut, le ou la plus jeune.

Lorsque le quota de mandats maximum prévu pour un diplôme est atteint, plus aucun candidat et aucune candidate relevant de ce diplôme ne peut être déclaré élu(e).

 

Article 39

Chaque nouvelle et nouveau membre du Conseil d’Administration prend connaissance des statuts et du règlement intérieur (disponibles sur le site internet de l’association) avant la première réunion du Conseil d'Administration suivant l’Assemblée Générale.

La date de cette réunion est fixée en fin d’Assemblée Générale.

 

6.  CHAPITRE 5. GROUPES ASSOCIES

6.1.  Groupes régionaux (ou internationaux)

Article 40

Les Groupes régionaux sont créés à l’initiative de l’Association, ou d’Alumni intéressé(e)s et motivé(e)s.

A minima, ils et elles disposent d’une équipe pérenne pour assurer le fonctionnement et d’un projet en phase avec l’objet générique fixé par l’Association.

 

Article 41

Les groupes régionaux ont pour objet générique d’apporter une animation locale au réseau d’Alumni concerné(e)s.

  • Être le relais de l’association dans la région,
  • Organiser l’accueil des nouveaux et nouvelles arrivant(e)s (souvent jeunes diplômé(e)s) et faciliter l’intégration par le biais du réseau qu’il constitue,
  • Organiser des rencontres entre membres de l’association,
  • Tisser un « réseau » de liens (amicaux ou professionnels),
  • Aider les Alumni et/ou les apprenant(e)s dans leurs recherches de travail et/ou de stages.

 

Article 42

Les Groupes régionaux bénéficient du soutien de l’Association.

Ce soutien peut se matérialiser par :

  • Un droit d’utilisation du site Web de l’Association de façon indépendante,
  • Une subvention annuelle d’aide à son fonctionnement,
  • Des publications sur les divers médias de l’Association,
  • Toute aide ponctuelle à la demande.

Ces aides sont planifiées dans le cadre du plan d’action et du budget de l’Association.

Les Groupes s’engagent en contrepartie à aider l’Association :

  • Dans la collecte des informations sur la situation des Alumni, nécessaire pour alimenter ses fichiers,
  • Dans le développement du nombre de membres,
  • En communiquant sur leur activité,
  • En contribuant à son rayonnement.

Les responsables des Groupes doivent être à jour de leur cotisation.

 

Article 43

Le lien avec les Groupes est assuré par les Président(e) de l’Association et Président(e) de la Commission Relations et Animation.

 

6.2.  Ambassadeurs et Ambassadrices

Article 44

Dans le but de développer des relations privilégiées avec des entreprises mais également pour valoriser notre diplôme et mieux faire connaître notre école, des Ambassadeurs et Ambassadrices d’entreprises peuvent être nommé(e)s.

 

Article 45

Ces Ambassadeurs et Ambassadrices se verront confier des tâches à réaliser afin de développer le réseau de l’école au sein de l’entreprise. Ces tâches et les détails du rôle de l’ambassadeur ou de l’ambassadrice sont décrits dans la Charte Ambassadeur Supméca disponible sur le site internet de Supméca Alumni.  Les Ambassadeurs et Ambassadrices seront également des contacts privilégié(e)s entre l’école, l’entreprise et les Alumni.

 

Article 46

Pour être considéré(e) comme un Ambassadeur ou une Ambassadrice, un(e) Alumni doit avoir déposé(e) sa candidature et être à jour de sa cotisation et cela aussi longtemps qu’il ou elle souhaite exercer ce rôle. Une fois la candidature validée par l’association, la charte Ambassadeur Supméca peut être signée et l’Ambassadeur ou l’Ambassadrice est déclaré(e) sur le site internet de l’association via la page dédiée à cette fonction.

 

Article 47

En cas de non-respect avéré de la Charte Ambassadeur Supméca, le Conseil d’Administration peut retirer son statut d’Ambassadeur ou d’Ambassadrice à un(e) Alumni.

 

6.3.  Autres Groupes

Article 48

Dans la mesure où un groupe se constituerait, exclusivement composé d’Alumni, et de plus de 10 membres, l’Association pourrait lui apporter de l’aide et une collaboration, s’il en faisait la demande.

Pour satisfaire à cela, l’objet de ce Groupe devrait être professionnel, ludique, sportif, ou culturel.

L’engagement de l’Association serait soumis à décision du Conseil d’Administration, dans le cadre des procédures budgétaires, et s’appréciera sur base d’argumentation des personnes qui en font la demande.

 

Article 49 - Restriction

Une promotion, un parcours d’études, un lieu d’études, ne sont pas considérés comme pouvant constituer un groupe au sens développé dans ce chapitre.

 

7.  CHAPITRE 6. COMMUNICATION

7.1.  Rôle du Webmaster

Article 50

Le ou la Webmaster est nommé(e) par le Président ou la Présidente de l’Association, parmi les candidates et candidats membres de la Commission Communication.

 

Article 51

Le ou la Webmaster rend compte directement au Président ou la Présidente de la Commission Communication et Réseau. Sa mission pourra faire l’objet d’une définition de fonction et d’une charte qu’il ou elle s’engage à respecter.

 

Article 52

Le ou la Webmaster est responsable de la gestion technique des médias numériques qui représentent l’Association (le site internet, les réseaux sociaux, …).

Il ou elle applique les demandes du Président ou de la Présidente de la Commission Communication et Réseau concernant l’animation de ces médias.

 

Article 53

Le ou la Webmaster est autonome dans la maintenance du site internet. Il ou elle peut proposer des évolutions techniques, dans le cadre du plan d’action et du budget de l’Association.

 

7.2.  Accès aux informations

Article 54

L’Association tient à jour un fichier des Alumni de l’établissement, diplômé(e)s de Supméca, de Supméca GI, du CESTI, et de l’ISMCM. Ce fichier est accessible par le site internet de l’Association et sert de base à l’édition de l’Annuaire de l’Association.

Dans le cadre des exigences de la CNIL, tout(e) Alumni peut faire des réserves de confidentialité sur tout ou partie des informations le ou la concernant, et s’opposer à leur diffusion tant via le site que dans l’annuaire.

 

Article 55

Les membres de l’Association ont un accès libre au fichier web des Alumni. Les diplômé(e)s qui ne sont pas membres ont un accès limité à la seule information des noms et promotion des diplômé(e)s.

 

Article 56

Les logins et mots de passe sont uniques pour chaque Alumni ; ils sont personnels et ne doivent être communiqués à aucun tiers.

 

Article 57

L'annuaire papier est diffusé :

  • Aux membres et membres d'honneur de l'Association,
  • A la Direction de l'Institut Supérieur de Mécanique de Paris - Supméca,
  • Au Bureau des élèves de l'Institut Supérieur de Mécanique de Paris - Supméca,
  • Aux apprenantes et apprenants à l'occasion d'événements particuliers organisés par l'association,
  • Sur validation individuelle du Conseil d'Administration :
    • Aux RH des entreprises avec ambassadeurs et ambassadrices de Supméca Alumni,
    • Aux Sociétés Savantes, associations ou entités partenaires de Supméca Alumni.

 

Article 58

L’annuaire de l’Association est compris comme un outil au service du réseau, et destiné à faciliter les relations entre Alumni, mais aussi entre Apprenant(e)s et Alumni.

L’Association n’autorise aucune exploitation commerciale de l’annuaire.

L’annuaire ne peut être transmis, prêté, donné ou vendu à des tiers, que cela soit des personnes physiques ou morales ou des entités.

Toute utilisation abusive ou non autorisée de l’annuaire pourra exposer le ou la membre contrevenant à une radiation selon les dispositions de l’Article 12.

 

Article 59

Par exception, l’Association autorise l’éditeur de l’annuaire à utiliser les informations de ce dernier dans la recherche d’annonceurs pour l’annuaire de l’Association, exclusivement.

 

Article 60

Toute reproduction totale ou partielle du contenu du site doit faire l'objet d'une autorisation écrite de la part du Webmaster.

 

Article 61

Toute Commission du Conseil d’Administration et tout Groupe, tel que défini plus haut, peut disposer d’un espace dédié pour sa Communication et sa gestion.

 

Article 62

Pour chaque Commission du Conseil d’Administration ayant un espace dédié sur le site internet de l’Association, le Président ou la Présidente de chaque Commission nomme au moins une personne membre en tant qu’animateur ou animatrice sur le site internet de l’Association.

 

7.3.  Confidentialité

Article 63

L’accès à la gestion de la base de données de l’Association est réservé aux seul(e)s membres du Conseil d’Administration, et Délégué(e)s Généraux, dont la fonction le nécessite. C’est le ou la webmaster qui délivre les accès, sur base d’une liste d’autorisation fixée par le Président ou la Présidente. Cette liste est communiquée au Conseil d’Administration, pour approbation.

Le ou la Webmaster a accès à toutes les fonctionnalités et données du site.

 

Article 64

Toute personne membre du Conseil d’Administration ayant dans sa responsabilité au sein de l’Association un accès à la gestion de la Base de données (accès, ajout, suppression, modification), s’engage à respecter les strictes procédures qui lui sont confiées. Il ou elle s’interdit de divulguer à quiconque tout ou partie des informations contenues dans la base de données, en dehors des besoins internes à l’Association, confirmés et validés par le Président ou la Présidente.

Tout manquement à cet engagement conduirait à une exclusion de l’Alumni pour motif grave et à des poursuites judiciaires.

 


[1] Terme générique pour désigner les élèves & apprenti(e)s ingénieur(e)s.

[2] Ingénieur(e) diplômé(e) de l’établissement